Roteiro do dia a dia GT - Gerenciador de Tempo 

Oitavo passo: Tratamento das Ocorrências

De posse das ocorrências, agora é tratá-las. Para isso acesse a tela Movimentos\Justificativa\Responsável Motivo.

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• RESPONSÁVEL: Índica a Matrícula e o Nome do funcionário associado ao Usuário conectado ao GT. Esse será o responsável pelas ações tomadas na próxima página desta tela;
• PERÍODO: Estarão listados nesse quadro todos os Fechamentos ainda não encerrados. Os fechamentos estão divididos em 2 (dois) grupos: Coletivo e Individual. Por padrão, ao acessar a tela, aparecerão os períodos coletivos, para escolher o período com o qual vai trabalha é só indicar com o mouse a linha que irá tratar. Caso queira acessar um período individual, primeiro selecione a aba Individual e depois o período individual que deseja trabalhar. Caso queira consultar períodos coletivos de ponto já encerrados é preciso realizar uma consulta. Para isso utilize na barra de ferramentas os botões Consultar e Executar;
• CENTRO DE CUSTO / UO: Seleção de Empresa, Filial, etc. ou Centro de Custo das pessoas que serão exibidas na próxima página desta tela;
• ORDENAÇÃO: Definir a forma com que as pessoas serão listadas na próxima página desta tela, através da combinação dos campos "Matrícula", "Nome" ou "UO";
• RESTRINGIR: Permite definir uma restrição para as pessoas que serão listadas na próxima página desta tela:
  • Sem restrição – serão listadas todas as pessoas, com ou sem divergências;
  • Ocorrência de Erro – serão listadas somente as pessoas que têm erros no processamento;
  • Qualquer Ocorrência – serão listadas todas as pessoas que têm aviso ou erro no processamento;
  • Sem Justificativa – serão listadas todas as pessoas que necessitam receber justificativa dentro do período escolhido;
  • Com Justificativa – serão listadas somente as pessoas que já recebeu alguma justificativa dentro do período escolhido;
• Botão Justificar: Este botão irá chamar a próxima página desta tela onde serão listadas as pessoas e os apontamentos de acordo com as escolhas feitas nas opções acima;

A segunda página desta tela tem por finalidade justificar os apontamentos, ajustar as marcações, trocar Grade de Horas, verificar ocorrências e processar individualmente cada Pessoa/Funcionário tratado.

A página está dividida em 7 (sete) abas que permitem ao usuário tratar o ponto de cada uma das Pessoas/Funcionários pertencentes ao período escolhido na primeira página.

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• PESSOA: Será exibido a "Matrícula" e o "Nome completo" de cada pessoa, respeitando o filtro de seleção realizada na página anterior e a consulta feita pelo usuário.
• EXIBIR DIAS: Permite filtrar o período de dias a serem dispostos na página.
• BOTÕES:
  • Voltar – Retorna para página anterior.
  • Processar – Executa o processamento completo (compila, verifica marcação, gera apontamento) para a Pessoa/Funcionário selecionado.

Observação: ao lado do botão Processar temos a opção Abrir consulta após Gravar, ao marcar esta opção, toda vez que as alterações feitas forem salvas, a tela irá deslocar o cursor para executar uma nova consulta por matricula.

Aba Marcação

De todas as abas dessa página, está é a principal e com certeza será a mais utilizada. Nela se encontram disponibilizados todos os dias, todas as marcações feitas, seus apontamentos e onde poderão ser lançadas as justificativas.

Conhecendo um pouco mais:

Exibir Apontamento: Essa funcionalidade permite filtrar os dados a serem exibidos, ganhando tempo de análise do usuário.

• Todos – exibe todos os apontamentos;
• Sem justificativa – exibe apenas os apontamentos que não tem justificativa;
• Com justificativa – exibe apenas os apontamentos que tem justificativa;
• Apenas apontamento com MRC – deverão ser exibidos apenas os dias que tem apontamentos que se enquadram à restrição anterior, com ou sem justificativa, não informando os dias que não possuem apontamentos.

Marcação, Apontamento e Justificativa

Nesta área da página são demonstradas todas as marcações efetuadas ou digitadas, os apontamentos feitos pelo sistema e as justificativas que foram atribuídas aos apontamentos.

Para auxiliar, o sistema demonstra as marcações, apontamentos e as justificativas em cores, posições, e estilos de letras diferentes possibilitando assim uma melhor análise:

• Marcações de Entrada e Saída (nos dias úteis) são demonstradas na cor azul.

• Marcações de Início e Fim de Extras são demonstradas na cor verde

• Marcações de Refeição são demonstradas na cor vermelha.

• Marcações de Saídas Intermediárias na cor Rosa.

• Marcações inseridas manualmente serão exibidas com fonte no formato Itálico.

• Justificativas feitas pelo usuário ficam na cor Preta.

• Justificativas em Lote na cor verde.

As marcações manuais poderão ser inseridas pelo usuário diretamente nas colunas Marc. ou Extra e, como já dito, essas marcações serão exibidas com fonte no formato Itálico.

Ao clicar com o lado direito do mouse sobre qualquer uma das colunas de Marc. o sistema irá apresentar a lista de opções onde o usuário poderá definir qual será o Tipo da Marcação:

Na coluna "Justificativa" pode-se informar manualmente o motivo que será usado para transformar a conta de apontamento em conta de fechamento/resultado. Esse motivo poderá ser informado diretamente ou, caso o usuário não saiba qual usar, com um clique duplo o sistema abrirá uma janela contendo os motivos que poderão ser usados para o apontamento em questão.

Na Coluna "Lote", é informada a origem da justificativa, ou seja, se estiver marcada significa que a justificativa foi criada em lote na tela Movimentos/Justificativas/Lote. Caso queira consultar essa justificativa em lote, posicionar cursor do mouse nesta coluna e em seguida clicar o botão direito e irá aparecer uma mensagem, clique sobre a mensagem para abrir a tela de Movimentos/Justificativas/Lote. Mais abaixo explicaremos o uso da tela de Justificativa em Lote.

Na coluna "Ajuste" o usuário poderá realizar um ajuste dentro do período em aberto, permitindo proporcionalizar a Justificativa de um apontamento. Para realizar um ajuste clique no ícone com o formato de pasta na cor azul, para que o sistema exiba a janela "Lançamento de Ajuste".

Nesta janela devemos informar o "Código Motivo" e a "Quantidade" que esse motivo irá justificar. Também é possível informar o horário início e o horário fim que foi autorizado o lançamento.

Exemplo 1: foram apontadas 31 minutos de atrasos, sendo que apenas 20 minutos serão abonados e o restante será injustificado. Para isso deverá ser informado nesta janela a quantidade de 11 minutos com o motivo injustifica e o sistema irá gerar no resultado 11 minutos injustificados para esse dia.

Exemplo 2: o sistema apontou uma falta de 08:00 horas, entretanto o atestado é de horas e está no horário das 08:40 às 12:00, portanto, devemos lançar no ajuste o motivo "Atestado Médico" e no campo Hora Início o horário das 08:40 e no campo Fim o horário das 12:00. Com isso, o sistema irá mostrar e justificar a quantidade de 3:20 horas, de acordo com o lançamento.

Ao utilizar essa funcionalidade a cor dos campos de apontamento, Cta., Desc. e Qtde., ficarão diferenciadas e serão listados na cor marrom e o check box ao lado de pasta na cor azul ficará marcado.

Observação: A quantidade do Ajuste não poderá ser superior à quantidade do apontamento que está sendo ajustado.

Aba Apontamento

Exibe todos os apontamentos para a pessoa. Similar a aba Marcação e com as mesmas funcionalidades, porém não contendo as marcações realizadas pela pessoa, somente os apontamentos.

Aba Resumo

Lista um resumo dos apontamentos, separados por contas e por motivo. Na coluna Motivo, é possível lançar um motivo para uma determinado apontamento de uma vez só. 

O botão Reconsultar tem como finalidade atualizar os apontamentos justificados.

Aba Relógio

Lista todas as marcações importadas do relógio, ou seja, a tela lista de maneira organizada as marcações que foram importadas dos relógios. Esta aba não permite inserir marcações.

• Campo Aut. (automática) – informa que a marcação veio do lote de importação e existe um relógio associado.
• Campo Apu. (apurada) – informa que a marcação de relógio foi processada e que está sendo utilizada pelo sistema.

 Aba Apurada

Tem como objetivo informar qual o tipo de marcação foi apurada para uma determina marcação vinda do relógio ou informada manualmente. Isso é feito através da comparação com a marcação prevista.

Após o processo do Verifica Marcação, o sistema tem condição de identificar se a marcação realizada é uma entrada, inicio de refeição, fim de refeição, saída, inicio de extra, fim de extra e etc. Nesta tela também é permitido inserir marcação.

• Campo Canc. – indica que a marcação foi cancelada pelo usuário, e o sistema deve desprezar a marcação para efetuar os cálculos de apontamento.
• Campo Apo. – determina que a marcação foi processada e será utilizada pelo sistema para a geração de resultados de apontamento.
• Campo Aut. – informa que a marcação é automática, ou seja, que veio do lote de importação e existe um relógio associado.
• Campo Editado – informa que a marcação foi lançada manualmente.
• Ícone – localizado no final de cada linha tem por funcionalidade cancelar a linha e automaticamente criar uma cópia da mesma que poderá ser editada.

Aba Ocorrência

Lista na tela as divergências ou mensagens de aviso geradas no processamento. Informações estas que também são listadas no relatório Ocorrências.

Aba Grade de Horas

Nesta pasta podemos verificar ou alterar a(s) grade(s) de hora(s) cadastrada(s) para a pessoa.

• Campo Nº – indica em qual sequência a pessoa está no momento da associação. Caso não seja preenchido, o sistema assumirá como 1. Essa informação é importante quando tratar-se de uma escala de trabalho, para que o GT saiba em qual sequência da escala a pessoa vai começar.
• Campo Tipo – indica qual o horário da Grade de Horas que a pessoa está trabalhando, ou seja, pode ser "Padrão" ou "Alternativo" quando há mais de um tipo de horário cadastrado na mesma grade.

Em qualquer uma das abas é possível acessar as Marcações Previstas para a pessoa, ou seja, é possível verificar o calendário que foi montado para a pessoa pelo processo de Compila Grade de Horas, bem como também é possível personalizar para qualquer dia a marcação prevista.

Para isso basta posicionar o curso do mouse fora da área das linhas de dados e pressionar o botão direito e irá aparecer a mensagem "Ativar Tela de Marcação Prevista", clique sobre a mensagem para abrir a tela de Movimentos\Marcação Prevista\Pessoa.

Marcação Prevista

Acesse a tela via Movimentos\Justificativas\Responsável Motivo, como demonstrado acima, ou diretamente via Movimentos\Marcação Prevista\Pessoa no menu lateral.

Nesta tela é possível consultar todas as marcações previstas geradas no processo Compila Grade de Horas e fazer alterações manuais da prevista para uma determinada data.

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• Calendário: Permite uma visualização rápida do calendário previsto para a pessoa, possibilita identificar dias Normais, DSR, Feriados, dias editados manualmente ou via Grupo por meio de cores e estilo da fonte. É possível, também, verificar o horário previsto de um determinado dia, para isso clique no dia que você deseja visualizar e o horário previsto será demonstrado no bloco de dados MARCAÇÃO. Além disso, é possível realizar trocas ou cópias de marcações entre os dias, para isso clique com o botão direto do mouse sobre o calendário e será disponibilizada a opção Movimentar, clique sobre a opção, digite a data De e a Para, pressione Ok e escolha a ação a ser tomada: Copiar ou Trocar. A figura abaixo demonstra essa rotina na realização de uma troca de prevista entre os dias 19/04 e 20/04.

É possível também realizar cópias por período. Para isso escolha a aba Copiar para Período depois indique o primeiro dia a ser copiado em Copiar de. Este será copiado para o período até a data indicada em Até.

Quando a prevista de um dia é editada a tela Movimentos/Justificativas/Responsável Motivo demonstra isso na aba Apurada na coluna Editado. Veja abaixo:

• MARCAÇÃO: este bloco de dados exibe as marcações previstas para o dia selecionado no Calendário. Permite também a alteração manual dessa prevista. É importante, caso precise realizar uma alteração manual, atentar-se ao Tipo de Marcação informada e assim evitar distorções.

Justificativa em Lote

Há ainda ocorrências que podem ser tratadas de maneira coletiva através da funcionalidade Justificativa em Lote, para criar uma justificativa em Lote acesse a tela Movimentos/Justificativas/Lote:

Campos a serem preenchidos pelo usuário:

• Responsável – informar a matrícula da pessoa responsável pela justificativa em lote a ser criada;
• Data – informar a data em que está sendo criada a justificativa. Essa não é a data da ocorrência a ser justificada, mas a data da criação da justificativa em lote;
• Motivo – informar o código do motivo que será utilizado para esta justificativa em lote;
• Vigência – informar a data e hora de quando a Justificativa em Lote terá inicio. Caso não seja informada a hora o GT irá assumir 00:00;
• Fim vigência – informar a data e hora em que a Justificativa em Lote deve deixar de ser lançada. Caso essa data não seja informada a Justificativa em Lote continuará sendo utilizada até que ela venha a ser informada. Caso se informe a data e não se informe a hora, o GT também assumirá 00:00;
• Descrição e Observação – texto livre que tem por finalidade identificar para o usuário o motivo pelo qual foi criada a Justificativa em Lote;

A Aba Configuração tem por finalidade definir regras para a escolha do apontamento a ser justificado.

• Conta – informar qual a conta ou quais as contas geradas durante o processo de apontamento serão justificadas pelo motivo definido acima. Pode-se digitar o código da conta diretamente ou escolher a conta a partir de uma lista de opções facilmente aberta com duplo clique. Somente as contas possíveis de serem justificadas pelo motivo acima serão listadas ou aceitas;
• Quadro Acumulado Dia/Sequencia – possibilita informar qual dia da semana ou sequência específica receberá a justificativa, assim como pode ser definida uma quantidade mínima e/ou máxima de horas a serem justificadas e limitar um determinado período do dia. Esta informação é opcional, caso não seja informada, o sistema assumirá todos os dias, qualquer quantidade e o dia todo, respeitando somente os horários definidos no período de vigência da Justificativa em Lote;
• Botão Eliminar Associação(ões) – irá desfazer todas as associações feitas com a Justificativa em Lote no período aberto. Para efetivar a eliminação das associações é necessário utilizar o botão Gravar na barra de ferramentas, caso contrário o sistema manterá as justificativas já feitas;

As demais abas têm por finalidade determinar quais serão as pessoas que poderão ser atingidas por essa Justificativa em Lote. Sendo:

• Pessoas – nesta aba é possível digitar a matrícula de cada uma das pessoas que poderão receber a justificativa;
• Grades de Horas – aqui é possível relacionar as Grades de Horas que poderão receber a justificativa. Desse modo, qualquer pessoa associada a qualquer uma das Grades de Horas relacionadas em qualquer dia durante o período de vigência poderá receber a justificativa;
• UO – já nesta aba, se consegue relacionar Unidades Organizacionais (UOs) que poderão receber a justificativa. Segue-se aqui o mesmo princípio explicado para as Grades de Horas, mas no nível de Unidade Organizacional;
• Centro de Custo – nesta aba relacione os Centros de Custos que seguirá o mesmo conceito explicado para Grade de Horas e UO;
• Grupo – está aba pode conter uma relação de Grupo de Pessoas que definirão as pessoas que irão receber a justificativa;

Observação: É importante ter aqui um cuidado, pois a justificativa atingirá todas as pessoas relacionadas em cada uma das abas e não somente as pessoas que se encontrarem em todas as abas utilizadas. A recomendação é usar somente uma delas, caso não tenha o domínio na utilização de mais de uma.

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