GT - Justificativas em Lote
Em algumas situações, é necessário lançar justificativas para várias pessoas, ou para um grupo de pessoas, ou para determinadas UOs, etc...
Em outras palavras, existem ocorrências que podem ser tratadas de maneira coletiva e para estes casos existe uma funcionalidade no GT conhecida como Justificativa em Lote.
Guia passo-a-passo
Este documento tem por finalidade orientar os clientes e parceiros como criar uma Justificativa em Lote no GT - Gerenciador de Tempo.
Primeiro passo:
Para criar uma justificativa em Lote acesse a tela GT/Movimentos/Justificativas/Lote:
Segundo passo:
No bloco de dados JUSTIFICATIVA preencha os campos abaixo:
- Responsável – informar a matrÃcula da pessoa responsável pela Justificativa em Lote a ser criada, caso esteja acessando com usuário ADMIN, do contrário, o sistema trará a matrÃcula correspondente ao usuário logado;
- Data – informar a data em que está sendo criada a justificativa. Essa não é a data da ocorrência a ser justificada, mas a data da criação da Justificativa em Lote;
- Motivo – informar o código do motivo que será lançado por esta Justificativa em Lote;
- Vigência – informar a data e hora de quando a Justificativa em Lote terá inicio. Caso não seja informada a hora o GT irá assumir 00:00;
- Fim vigência – informar a data e hora em que a Justificativa em Lote deve deixar de ser lançada. Caso essa data não seja informada a Justificativa em Lote continuará sendo utilizada até que ela venha a ser informada. Caso se informe a data e não se informe a hora, o GT também assumirá 00:00;
- Descrição e Observação – texto livre que tem por finalidade identificar para o usuário o motivo pelo qual foi criada a Justificativa em Lote.
Terceiro passo:
Na aba Configuração, que tem por finalidade definir regras para a escolha do apontamento a ser justificado, preencha os campos abaixo:
- CONTA – informar qual a conta ou quais as contas geradas durante o processo de apontamento que serão justificadas pelo motivo definido acima no bloco de dados JUSTIFICATIVA. Pode-se digitar o código da conta diretamente ou escolher a conta a partir de uma lista de opções facilmente aberta com duplo clique;
- ACUMULADO/SEQUENCIA – possibilita informar qual dia da semana ou sequência especÃfica receberá a justificativa, assim como pode ser definida uma quantidade mÃnima e/ou máxima de horas a serem justificadas e limitar um determinado perÃodo do dia. Esta informação é opcional, caso não seja informada, o sistema assumirá todos os dias, qualquer quantidade e o dia todo, respeitando somente os horários definidos no perÃodo de vigência da Justificativa em Lote;
- Botão Eliminar Associação(ões) – irá desfazer todas as associações feitas com a Justificativa em Lote no perÃodo aberto. Para efetivar a eliminação das associações é necessário utilizar o botão Gravar na barra de ferramentas, caso contrário o sistema manterá as justificativas já feitas.
Quarto passo:
Preencher uma das demais abas, que têm por finalidade determinar quais serão as pessoas que poderão ser atingidas por essa Justificativa em Lote. Sendo:
- Pessoas – nesta aba é possÃvel digitar a matrÃcula de cada uma das pessoas que poderão receber a justificativa;
- Grades de Horas – aqui é possÃvel relacionar as Grades de Horas que poderão receber a justificativa. Desse modo, qualquer pessoa associada a qualquer uma das Grades de Horas relacionadas em qualquer dia durante o perÃodo de vigência poderá receber a justificativa;
- UO – já nesta aba, se consegue relacionar Unidades Organizacionais (UOs) que poderão receber a justificativa. Segue-se aqui o mesmo princÃpio explicado para as Grades de Horas, mas no nÃvel de Unidade Organizacional;
- Centro de Custo – nesta aba relacione os Centros de Custos que seguirá o mesmo conceito explicado para Grade de Horas e UO;
- Grupo – está aba pode conter uma relação de Grupos de Pessoas que definirão as pessoas que irão receber a justificativa.
ACESSANDO UMA JUSTIFICATIVA EM LOTE
Para ter acesso à Justificativa em Lote correspondente, o usuário poderá acessar diretamente via tela Lote, consultando e localizando a Justificativa. Para facilitar, a tela Responsável Motivo possui um atalho que abre a tela Lote já posicionado na Justificativa pertinente. Para isso, basta posicionar-se no dia em que houve um lançamento e clicar com o botão da Direita para acionar essa Justificativa em Lote, conforme exemplo abaixo:
Após clicar no botão "Ativar tela de justificativa em lote", o usuário poderá excluir ou finalizar este lote.
FINALIZANDO OU EXCLUINDO UM LOTE EXISTENTE.
Depois de criado, os lotes passam a efetuar lançamentos de justificativas de acordo com as regras informadas. Veja no exemplo abaixo que foi criada uma Justificativa em Lote lançando o motivo 006 - Horas Extras Autorizadas. A vigência desse Lote é a partir de 16/10/2021, ou seja, sem data de término.
É muito comum que, após criado, tenhamos a necessidade de parar com esses lançamentos, e, para isso, temos 2 opções:
- Excluir Lote: Quando o Lote criado não for mais usado, desde que a data da vigência esteja dentro do perÃodo atual aberto, em estando já num perÃodo encerrado, o sistema não permitirá a exclusão para manter os históricos de lançamentos.
- Finalizar Vigência: Utilizada para parar os lançamentos, mantendo o histórico dos perÃodos lançados e já finalizados. Essa data fim tem que ser obrigatoriamente uma data que esteja dentro do perÃodo atual aberto. A única data fora do perÃodo atual aberto que o sistema permite lançar é o último dia do perÃodo anterior, por exemplo:
PerÃodo atual do ponto: 16/10/2021 a 15/11/2021.
Data fim vigência permitida: a partir de 15/10/2021. Quando informamos a data do dia 15, como nesse exemplo, estamos falando pro sistema que não queremos mais lançar essa justificativa no perÃodo atual, mantendo o histórico dos perÃodos encerrados.
Para Eliminar ou Parar os lançamentos, é necessário clicarmos no botão "Eliminar Associação(ões)". Este botão tem por finalidade excluir os lançamentos realizados no(s) perÃodo(s) aberto(s) para que possamos incluir um final de vigência ou excluirmos o lote, veja no exemplo abaixo que o sistema eliminou 28 apontamentos do perÃodo atual e manteve 43 de perÃodos anteriores que já estão encerrados.
Repare na imagem acima que o botão Excluir encontra-se desabilitado, isso porque, nesse caso, não será permitido eliminar, portanto, para que esse lançamento deixe de ocorrer, será necessário informar o fim vigência.
Já no exemplo abaixo, como todos os lançamentos estavam dentro do perÃodo atual, o sistema permite eliminarmos:
IMPORTANTE
É importante um cuidado no momento de executar o Quarto passo, pois a justificativa atingirá todas as pessoas relacionadas em cada uma das abas e não somente as pessoas que se encontrarem em todas as abas utilizadas. A recomendação é usar somente uma delas, caso não tenha o domÃnio na utilização de mais de uma.
Artigos relacionados