Introdução

Este documento destina-se a orientar sobre a operacionalização do módulo Portal RH.

O módulo Portal RH tem como objetivo facilitar o acesso entre os colaboradores e seus gestores no acesso às informações da área de Recursos Humanos, como por exemplo, Férias, Ponto Eletrônico, Benefícios entre outros que serão abordados nesse documento.

Acesso ao Portal RH

O acesso ao Portal RH é definido através de um link para uma página na Internet. Este link deverá ser encaminhado a todos os colaboradores que utilizarão o Portal RH. 

Após acessar o link, a primeira tela que se abrirá é a de login, onde, o colaborador deverá informar sua matrícula na empresa e a senha, que, normalmente, é definida na implantação como sendo os 6 primeiros dígitos do CPF sem os pontos.

Em casos de esquecimento de senha, o Portal RH tem como funcionalidade o envio da senha para o colaborador, para isso, basta o colaborador informar e Matrícula e clicar no botão "Esqueci minha senha" para que seja enviada a mensagem para o e-mail do colaborador.

Veja exemplo da solicitação de senha:

Tela Principal

Após acessado o sistema, seremos posicionados na tela abaixo:

Dados do usuário

Clicando na foto ou na imagem  posicionada no canto superior direito, o colaborador terá acesso a seus dados de acesso, conforme podemos ver na imagem abaixo:

Menu principal

Clicando na imagem  posicionada no canto superior esquerdo, o usuário tem acesso ao menu do sistema, onde, podemos observar todas as telas que o colaborador terá acesso, conforme imagem abaixo:

Alteração de Dados no Portal

Por conceito, o sistema apresentará as informações originais nas telas, onde, a cada alteração, exclusão ou inclusão de dados, o sistema poderá emitir um aviso de que a informação está pendente para aprovação ou para processamento dos dados.

Para exemplificar, utilizaremos a tela Pessoais, porém, todas as demais telas seguirão esse mesmo conceito.

Inclusão de Informações

Ao incluir uma informação na tela, o sistema irá inserir o ícone  ao lado de cada campo incluído e no rodapé da página, será exibida a mensagem: "Informação incluída: Aguardando aprovação do gestor". Para que essa informação inserida seja enviada para a Folha, o Gestor do colaborador deverá acessar o Portal e Aprovar esse dado incluído.

Veja um exemplo de uma inclusão de dados no Portal RH:

Alteração de Informações

Ao alterar uma informação na tela, o sistema irá inserir o ícone  ao lado de cada campo alterado e no rodapé da página, será exibida a mensagem: "Informação alterada: Aguardando aprovação do gestor". Para que essa informação alterada seja enviada para a Folha, o Gestor do colaborador deverá acessar o Portal e Aprovar esse dado alterado.

Veja um exemplo de uma alteração de dados no Portal RH:

Exclusão de Informações

Ao excluir uma informação na tela, o sistema irá inserir o ícone  ao lado de cada campo excluído e no rodapé da página, será exibida a mensagem: "Informação excluída: Aguardando aprovação do gestor". Para que essa informação excluída seja enviada para a Folha, o Gestor do colaborador deverá acessar o Portal e Aprovar esse dado excluído.

Para excluir uma dado, o colaborador deverá estar posicionado num campo onde o ícone   (Exclusão) deverá estar habilitado. A partir do momento que o colaborador clicar no botão e salvar, os dados ficarão pendentes para aprovação do gestor.

Veja um exemplo de uma exclusão de dados no Portal RH:

Importante: Em algumas situações, de acordo com as parametrizações definidas pela área de Recursos Humanos, os dados não precisarão de aprovação do Gestor. Nestes casos, ao inserir, alterar ou excluir uma informação no Portal, os dados não ficarão pendentes, ou seja, não ficarão com o ícone de alteração e serão gravados e enviados automaticamente para a Folha de Pagamentos.

Cancelando uma solicitação ainda não aprovada

A qualquer momento é possível cancelar uma solicitação que ainda não foi aprovada pelo gestor. Para isso, o colaborador deverá posicionar-se no campo que contenha o ícone de alterações aguardando aprovação e clicar no botão   (Cancelar Alterações) no menu. Neste momento, após clicar no botão e confirmar, o sistema exibirá os dados anteriores à alteração, veja:

• Dados originais:

• Dados alterados

• Dados voltam ao original após confirmação, veja:

Dados aprovados pelo Gestor

Em algumas parametrizações, após o Gestor aprovar uma inserção, alteração ou exclusão de uma informação no Portal, esses dados ficarão ainda pendentes para validação e processamento pela área de Recursos Humanos. Nesse caso, o sistema irá incluir o ícone  ao lado do campo e apresentará a mensagem no rodapé de acordo com o que foi feito, veja os exemplos:

Dados reprovados pelo Gestor

Similar à aprovação, o gestor do colaborador também poderá reprovar uma solicitação de inclusão, alteração os exclusão. Quando isso acontece, o sistema volta a exibir o conteúdo que estava anteriormente no campo, veja:

Dados originais:

• Dados alterados

• Dados voltam ao original após reprovados pelo gestor, veja:

Menu Recursos Humanos

No menu de recursos humanos, podemos acessar diversas telas, conforme vimos na imagem anterior. Cada empresa definirá os acessos às telas de acordo com a Política e com o Perfil de acesso.

TELA PESSOAIS

Nesta tela os colaboradores terão acesso a todos os dados pessoais cadastrado na Folha de Pagamento e de acordo com as regras definidas pelo RH, poderão ser editados ou inseridos os dados:

Para a tela Pessoais, temos os dados PESSOAIS, onde, o colaborador poderá alterar os dados que estão cadastrados na Folha.

Dados Bancários

Na parte inferior da tela, o colaborador poderá alterar os dados bancários, alterando ou incluindo uma nova conta, conforme podemos ver na imagem abaixo:

Aba Endereços e Telefones

Nesta aba, os colaboradores podem fazer as alterações de endereço, anexar um comprovante de endereço via tela e também alterar os dados de e-mail e telefones para contato, conforme podemos ver na tela exemplificada abaixo:

Aba Outras Informações

Nesta aba, caso o colaborador possui alguma informação complementar de dados pessoais, como por exemplo informação de que o colaborador é aposentado, essa informação ficará disponibilizada nesta aba da tela Pessoais e, de acordo também com a Política da empresa, poderá ser consultado, alterado, incluído ou excluído.

TELA DEPENDENTES

Nesta tela o colaborador acessará os dados de seus dependentes cadastrados, e, caso tenha necessidade, poderá alterar os dados, veja:

A aba dependentes exemplificada acima, permite a inclusão dos dependentes, pais, filhos, entre outros. Esta alteração irá inserir os dados de dependentes para a Folha de Pagamento, porém, a informação de dependência para o Imposto de Renda, por exemplo, somente o RH poderá incluir, conforme podemos ver na aba a seguir.

Aba Opção de Cálculo

Essa aba permite aos colaboradores consultar todas as opções de cálculo que seus dependentes possuem, como por exemplo, verificar se os filhos estão como dependentes para o Imposto de Renda, todavia, esta aba não permite inclusões, alterações ou exclusões, devendo a empresa solicitar qualquer tipo de alteração acerca dessa aba diretamente no departamento de Recursos Humanos da empresa tendo em vista que essa alteração incluirá nos resultados do pagamento do colaborador, veja exemplo da tela:

Aba Outras Informações

Essa aba permite aos colaboradores consultar informações complementares dos dependentes. Esta aba permite inclusões, alterações ou exclusões, dependendo da política da empresa, veja exemplo da tela:

TELA CONTRATUAIS

Esta aba permite ao colaborador consultar seus dados contratuais como data de admissão, salário, cargo, entre outras informações, veja:

Conforme podemos ver na tela acima, na aba Contratuais o colaborador tem acesso às informações contratuais, plano salarial, caso a empresa possua e também à grade de horas contendo o horário atual de trabalho dele.

Aba Cargos e Salários

Nessa aba, o sistema emitirá todo o histórico de alterações de Cargos e Salário do colaborador, desde sua admissão, ou, em casos de implantação de nova folha de pagamento, os dados dos últimos anos de acordo com o que foi migrado da folha de pagamento anterior, veja:

Aba Centro de Custo e localização

Caso o colaborador precise saber qual é o seu centro de custo atual ou onde está alocado, basta acessar essa aba que a informação é demonstrada, veja:

Aba Opção de Cálculo

Já na aba opção de cálculo, serão listadas todas as opções de cálculo cadastradas na Folha de Pagamento do colaborador, como por exemplo se este colaborador optou ou não por receber adiantamento salarial, veja:

TELA PAGAMENTOS

Tela destinada a exibir os últimos pagamentos aos colaboradores. Nesta tela os colaboradores podem acessar seus últimos pagamentos de salários, adiantamentos quinzenais, férias, entre outros, veja:

TELA FÉRIAS

Esta tela permite que o colaborador consulte, altere ou insira sua programação de férias.

Programando Férias

Para incluir uma programação de férias, o colaborador deverá posicionar-se no bloco PROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS e inserir no campo "Data de início" a data desejada para as férias. De acordo com a política da empresa, o sistema irá validar a consistência da data de início da programação das férias no momento de salvar, e, por exemplo, não permitirá que seja programada férias para início em dias não úteis, veja:

Note na imagem acima que foi informada a data de 23/08/2020, domingo, e, após clicar em Salvar, o sistema apresentará uma mensagem de erro e não irá permitir a inclusão dessa férias com a data. 

Após escolher uma nova data, em dia útil, o sistema permitirá que o colaborador Salve essa informação e as férias ficarão pendentes para a aprovação do seu Gestor, conforme definido nas políticas do Portal RH para a empresa.

Como exemplo, programaremos as férias desse colaborador com os dados:

• Data de início: 09/11/2020
• Dias de férias: 20
• Dias vendidos: 10
• Data de fim: 28/11/2020 (este campo será preenchido automaticamente)
• Liberar 13°: Sim (opção para receber ou não a primeira parcela do 13° nas férias) 
• Data de retorno: 30/11/2020

Veja abaixo um exemplo da tela preenchida com esses dados acima. Note que, após preenchimento dos campos e após clicarmos em Salvar, os campos ficaram com o ícone ao lado dos campos indicando que há uma programação de férias inserida e que necessita da aprovação do gestor.

Após o funcionário fazer a programação de férias, as informações vão estar com o status de Aguardando aprovação do Gestor. 

O gestor irá acessar o Portal RH se direcionar a tela Férias no menu Recursos Humanos, clicar no botão listar colaboradores, selecionar o colaborador, posicionar o cursor sobre a linha que consta as informações pendentes de aprovação e clicar no ícone aprovar ou reprovar, conforme imagens abaixo.

Note que após a aprovação, no rodapé da tela apresentará a seguinte mensagem: Informação incluída - Aprovado! Aguarde processamento.

A qualquer momento o colaborador poderá cancelar essa solicitação, como vimos no passo de cancelamento, no início desse documento. O mesmo conceito serve para alterações e exclusões, onde, a qualquer momento essas informações poderão ser alteradas ou excluídas, mesmo após aprovadas pelo gestor e todas essas situações ficam pendentes de aprovação a serem realizadas pelo gestor.

TELA BENEFÍCIOS

Esta tela possibilita aos colaboradores a consulta, alteração, inserção ou exclusão de um benefício da empresa, mediante a política da empresa.

Aba Vale alimentação

Caso a política da empresa permita, o colaborador poderá realizar alterações nos valores de Vale Alimentação.

Aba Vale combustível

Caso a política da empresa permita, o colaborador poderá realizar alterações nos valores de Vale Combustível.

Aba Vale refeição

Caso a política da empresa permita, o colaborador poderá realizar alterações nos valores de Vale Refeição.

Aba Vale transporte

Caso a política da empresa permita, o colaborador poderá realizar alterações nos valores de Vale Transporte.

Menu Gerenciador de Tempo

Esse menu destina-se ao gerenciamento do controle de ponto dos colaboradores, conforme veremos a seguir.

TELA PONTO ELETRÔNICO

O colaborador poderá realizar todas suas manutenções no Ponto através dessa tela. 

Aba Espelho do Cartão

Posicionado nesta aba, o colaborador poderá analisar as marcações atuais no seu ponto e inserir marcações. Para isso, basta posicionar-se nos campos Entrada ou Saída para incluir uma marcação normal ou no campo Extra Início ou Extra Fim para incluir marcações de Horas Extras.

Quando o colaborador registrar a sua marcação no relógio de ponto e após a importação dessas marcações pelo RH, esses dados ficarão disponíveis e, caso necessário, poderão ser alterados, conforme veremos a seguir:

• Alterando marcações: Para isso, clique em alguma marcação atual e digite no mesmo campo a marcação correta, conforme exemplo abaixo:

Note na imagem que o sistema gravou a alteração da marcação de volta do almoço do dia 19 e deixou o campo marcado, informando que o gestor precisará aprovar essa alteração de horário.

• Incluindo marcações: Note no exemplo anterior que no dia 18, o colaborador não registrou a marcação de saída, e, portanto, iremos incluir a marcação clicando no campo e informando o horário correto de saída, veja: 

Note na segunda imagem que o sistema gravou a inclusão da saída para o dia 18 e deixou o campo marcado, informando que o gestor precisará aprovar essa inclusão de horário.

• Incluindo marcações em feriados: Nos dias de DSR, Folga ou Feriados, o sistema permite a inclusão de marcações manuais, entretanto, por considerar o dia como um dia não trabalhado, essas marcações deverão ser incluídas nos campos Extra início e Extra fim. Em alguns casos, de acordo com a parametrização da empresa, o campo Observação é de preenchimento obrigatório para inclusões de horas extras. Este campo é de livre escrita e tem a finalidade de explicar o motivo da inclusão de hora extra para o dia.

Como exemplo, iremos inserir uma marcação de Hora Extra para o feriado do dia 21, conforme podemos ver na imagem abaixo:

Aba Justificativa

Similar a aba Espelho de Ponto, essa aba também permite alterações e inclusões de marcações, além disse, o foco principal dessa tela é justificar os apontamentos realizados no campo Motivo.

• Apontamento: Por conceito, um apontamento é o resultado entre o horário previsto (grade de horas) com o horário marcado. Nesses casos, o sistema poderá apontar Horas Extras, Atrasos, Faltas, Saídas Intermediárias e caso a empresa tenha controle de banco de horas, as horas extras virão com a descrição Movimento Positivo.

Justificando Apontamentos

De acordo com as regras de ponto da empresa, os colaboradores deverão justificar seus apontamentos, para isso, posicionado num dia com Apontamento, clique no campo Motivo, em seguida clique no botão   para selecionar um motivo para justificar o apontamento. Veja exemplo abaixo:

Após selecionar o motivo, devemos seguir justificando todos os apontamentos, e, após concluir, salvar os dados. Após salvar, o sistema irá inserir um ícone ao lado do campo indicando que a inclusão da justificativa foi gravada e precisará ser aprovada pelo gestor, veja:

Aba Resumo

Nesta aba, o sistema irá somar todos os apontamentos iguais e com as mesmas justificativas, resumindo as contas de apontamento, veja:

Também é possível incluir justificativas nessa aba, entretanto, quando inserimos uma justificativa via aba Resumo, estamos justificando todos os apontamentos iguais, diferentemente da aba Justificativa, que temos a possibilidade de inserir justificativas diferentes para o mesmo tipo de apontamento, veja:

Repare que na aba justificativa, todas as faltas passaram a ser justificadas com o motivo 004 - Faltas Injustificadas, veja:

Aba Ocorrência

Esta aba destina a informar o colaborador acerca de todas as ocorrências que precisam ser justificadas. Enquanto o sistema encontrar ocorrências, essas informações serão exibidas nessa aba e o ponto não processado com sucesso, veja exemplo:

Importante frisar que existem 3 Opções de visualização de Ocorrências, a saber:

• Erros: Escolhendo essa opção, o sistema exibirá apenas Ocorrências de erro, ocorrências essas que impedem o fechamento do Ponto, por exemplo um Hora Extra que não foi justificada.
• Avisos: Já posicionado nessa opção, o sistema exibirá Ocorrências do tipo Aviso. Essas ocorrências NÃO impedem o fechamento e são úteis para consultar, por exemplo, colaboradores que não efetuaram marcações no dia seguinte ao fechamento do período do ponto.
• Todos: Essa opção apresentará as ocorrências de erros e avisos.
  • Obs: Importante notar que existe uma coluna chamada Tipo que exibe qual é o tipo de ocorrência que está sendo listada, veja exemplo abaixo:

Aba Grade de horas

Esta aba exibe o horário de trabalho vinculado ao trabalhador e todo o histórico de horários anteriores, veja:

Para alterar uma grade, é necessário primeiro colocar uma data de fim para a atual. Entende-se como atual a linha que está sem data de fim da grade. Após inserir uma data de fim válida, data essa que precisa estar dentro do período atual. Após inserir a data de fim, clique no botão de inserir e coloque a data imediatamente posterior a data de fim inserida. Após isso, dê um duplo clique no campo Código e selecione a nova grade, conforme exemplos abaixo:

Menu Portal RH

Neste menu, os colaboradores terão acesso à emissão de relatórios, alteração de senha e gerenciar as mensagens que são exibidas no login.

TELA RELATÓRIOS

Esta tela permite que os colaboradores emitam relatórios diversos como demonstrativo de pagamento, espelho de ponto, informe de rendimentos, entre outros, veja:

Emissão de relatórios

Para emitir um relatório, o colaborador deverá posicionar-se no relatório que deseja imprimir e preencher os dados do campo parâmetro, conforme exemplo abaixo, e em seguida clicar no botão executar. Neste momento, o sistema abrirá uma nova aba com o relatório gerado e esse relatório poderá ser impresso ou saldo no formato pdf:

TELA GERENCIAR MENSAGENS

Esta tela permite rever uma mensagem de entrada e marcar para ela não ser mais exibida, conforme podemos ver abaixo:

TELA ALTERAR SENHA

Nesta tela, o colaborador tem a opção de alterar a senha de login do Portal RH. Para isso, o colaborador deverá inserir a senha atual, a nova senha e confirmar a nova senha nos campos, salvando as alterações em seguida, veja: